Monitorovací hlášení má zajistit ověření a aktualizaci věcného, finančního a procedurálního průběhu realizace projektu ze strany příjemce v IS MONIT7+. Četnost monitorovacích hlášení pro úroveň projektu je každých 6 měsíců. 

Výchozím datem pro periodicitu předkládání monitorovacích hlášení je datum podpisu Smlouvy. Monitorovací hlkášení předkládá příjemce na OIP. Hlášení předkládají příjemci v souladu s podmínkami stanovenými ve Smlouvě, vždy do 30 dnů od konce období, za které je hlášení předkládáno. V případě, že 30tý den připadá na víkend (státní svátek), je rozhodným datem pro předání monitorovacího hlášení první následující pracovní den. Monitorovací hlášení vyplní příjemce ve webové aplikaci BENEFIT7, vytiskne je, podepíše a doručí společně s případnými přílohami na příslušné ORP. Kromě níže uvedených příloh vyplní také přílohu uvedenou na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-prijemce/dokumenty-ke-stazeni (Příloha k Monitorovacímu hlášení / zprávě (doc)).

Pokud by monitorovací hlášení mělo být vypracováno jeden měsíc (nebo méně) před etapovou /závěrečnou monitorovací zprávou (s žádostí o platbu), může OIP udělit na žádost příjemce výjimku; příjemce nemusí monitorovací hlášení vypracovat, postačí pouze vypracování etapové, resp. závěrečné zprávy. Monitorovací zprávu vyplní příjemce ve webové aplikaci BENEFIT7, vytiskne ji, podepíše a doručí společně s případnými přílohami na příslušné ORP.

Pro monitorovací zprávu o průběžné realizaci projektu - monitorovací hlášení - (prosté kopie):

• Kopie dokladů související se zadávacím řízením na dodavatele (nepředkládá se, bylo-li již s některou z předešlých monitorovacích hlášení předloženo);
• kopie uzavřených smluv s dodavateli (nepředkládá se, bylo-li již s některou z předešlých monitorovacích hlášení předloženo). 

Příjemce obdrží elektronicky prostřednictvím programu BENEFIT7 informativní dopis o blížícím se termínu pro podání monitorovacích formulářů (pokud již byla tato funkčnost do systému zapracována) a bude vyzván k jejich vyplnění (pro zaslání bude použita e-mailová adresa uvedená v žádosti). Vyplněné formuláře předá v písemné podobě na OIP (elektronická část bude stažena obdobným způsobem jako samotná žádost).

Monitorovací zprávy musí obsahovat:

• dodržování harmonogramu;
• realizované výdaje (proplacené faktury);
• předpoklad realizovaných výdajů;
• zahájení a ukončení výběrových řízení;
• naplňování monitorovacích indikátorů.

Pracovníci OIP ověří monitorovací zprávu a v případě potřeby vyzvou příjemce k doplnění údajů. Kontrola monitorovací zprávy spočívá v:

• kontrole úplnosti údajů;
• kontrole souladu s harmonogramem (časové plnění etap);
• kontrole souladu s platebním kalendářem (finanční plnění etap).

Příjemce zpracovává následující typy hlášení a zpráv:

• Monitorovací hlášení;
• Etapovou/Závěrečnou monitorovací zprávu (s žádostí o platbu);
• Monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti projektu;

Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu je předkládána průběžně příjemcem v období pěti let od ukončení realizace projektu 1x ročně do 30 dnů od data „výročí“ ukončení realizace projektu.

Monitorovací zprávu o udržitelnosti projektu vyplní příjemce ve webové aplikaci BENEFIT7, vytiskne je, podepíše a doručí společně s přílohami na příslušné ORP.

Přílohy k monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu (prostá kopie)

• Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy nových zaměstnanců za sledované časové období případně potvrzení zaměstnavatele o hrubém měsíčním výdělku nových/stávajících zaměstnanců, výpočty přepočteného stavu zmaěstnanců dle metodického pokynu 5/2009 EX,
• podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu,
• příloha k monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu (Popis udržitelnosti projektu za sledované období, Zajištění publicity a informování o projektu) - příloha je dostupná na www.jihovychod.cz v části pro příjemce – formuláře ke stažení,
• doklady prokazující plnění indikátorů projektu,
• doklady pro certifikaci zařízení (ubytovací i turistické informační centrum) včetně uvedení platnosti,
• doklady o vedení majetku v účetnictví,
• doklad o zaplacení pojištění, smlouva o pojištění popř. informaci o případné pojistné události a jejího řešení,
• doklad o skutečnosti, že majetek pořízený formou leasingu je v majetku příjemce,
• kolaudační rozhodnutí (příp. prodloužení souhlasu s užíváním apod.), pokud již nebylo předloženo,
• informaci o zástavě majetku a vyjádření od věřitele, že závazek je splácen dle finančního kalendáře,
• fotodokumentaci.

Žádost o platbu společně s monitorovací zprávou (etapovou/závěrečnou) vypracovává příjemce nejpozději do 30 dnů od ukončení etapy projektu/od ukončení realizace projektu. V případě, že 30tý den připadá na víkend (státní svátek), je rozhodným datem pro předání monitorovacího hlášení/zprávy první následující pracovní den. V případech, kdy příjemce nepožaduje prostředky na projekt v průběhu realizace, vyplácejí se prostředky z ROP JV až po předložení a zkontrolování Žádosti o platbu. Žádost o platbu (zjednodušenou) a monitorovací zprávu vyplní příjemce ve webové aplikaci BENEFIT7, vytiskne je, podepíše a doručí společně s přílohami na příslušné ORP. Kromě níže uvedených příloh vyplní také přílohu uvedenou na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-prijemce/dokumenty-ke-stazeni (Příloha k Monitorovacímu hlášení / zprávě (doc)).