Žádosti předložené řádně a včas na příslušnou pobočku OIP budou pracovníky načteny do informačního systému MONIT7+ umožňujícího další práci s žádostí. Poté následuje několikafázová kontrola doručeného projektu.

Jako první budou hodnoceny formální náležitosti předložené žádosti, a to zpravidla nejpozději do 60 kalendářních dnů od ukončení výzvy v případě výzvy pravidelné (kolové). U projektů podaných v rámci kontinuální výzvy začne lhůta pro hodnocení formálních náležitostí běžet dnem registrace projektu na příslušné pobočce OIP. Při kontrole formálních náležitostí hodnotí pracovníci OIP, zda:

• dodaná tištěná žádost je shodná s existující žádostí uloženou v programu BENEFIT7 – podle kontrolního znaku (kódu) na tištěném štítku žádosti; zároveň je žádost ve stavu umožňujícím načtení do programu MONIT7+;
• žádost v tištěné podobě je podepsána statutárním zástupcem žadatele nebo jeho oprávněným zástupcem (musí být přiložen doklad potvrzující toto oprávnění);
• v tištěné podobě jsou dodány všechny povinné přílohy dle Příručky pro žadatele a příjemce, není-li ve výzvě stanoveno jinak;
• dodané žádosti a přílohy jsou ve 2 pare - originál/ověřená kopie a kopie; elektronicky (vloženy jako příloha do BENEFIT7 popř. 1x na CD ) jsou navíc dodány: stavební rozpočet v rozpočtovém programu/formátu umožňujícím datový výstup, studie proveditelnosti, podrobné rozpočty pro položky a podpoložky nestavebního charakteru; podrobné rozpočty pro jednotlivé položky a podpoložky musí být ve formátu .xls, fotodokumentace výchozího (stávajícího) stavu;
• žádost a povinné přílohy jsou vyhotoveny dle předepsaných metodik, jsou aktuální a nemají zcela zjevné vady nebo nejsou neúplné, např.:
  • jsou doložena a vypořádána všechna vlastnická nebo jiná práva k cizím nemovitostem a pozemkům, kde bude projekt realizován; práva k vlastním nemovitostem žadatel nedokládá;
  • rozpočet je podrobně členěn včetně uvedených jednotek pro jednotlivé položky, vždy je uvedena i agregovaná cena stavby za m3 obestavěného prostoru, m2, případně m2 vztažených k objektu nebo území, včetně výpočtu jednotek; rozpočet stavby je dodán v obecném rozpočtovém formátu jak v elektronické, tak tištěné podobě; jsou dodrženy všechny limity stanovené programem;
  • součástí projektové dokumentace je koordinační situace stavby, kde je předmět projektu zakreslen na podkladu katastrální mapy.

Příloha nezahrnující všechny náležitosti a nedostatečně vyplněná dle Příručky pro žadatele a příjemce a příloh těchto pokynů je považována za chybějící.

Postup při zjištění formálního nedostatku/závažné chyby.

Zjistí-li pracovníci OIP v projektu formální nedostatek, je dána žadateli lhůta sedmi kalendářních dnů na doplnění a odeslána výzva k doplnění na kontaktní emailovou adresu uvedenou v žádosti. Výzva k doplnění je zasílána po ukončení sběru žádostí. Tato lhůta začíná běžet okamžikem zaslání výzvy k doplnění. Nedoloží-li žadatel chybějící údaje ve stanovené lhůtě, je z dalšího procesu administrace vyřazen.

Formálním nedostatkem je například:

• nedodaná koordinační situace se zakreslením předmětu projektu na podkladu katastrální mapy (nebere se jako samostatná příloha, ale součást projektové dokumentace);
• neočíslování příloh;
• chybějící kopie přílohy.

Závažnou chybou, která může vést k vyřazení projektu z procesu administrace, je nesoulad příloh se žádostí nebo s pokyny uvedenými v Příručce pro žadatele a příjemce a jejích přílohách, například:

• chybějící příloha;
• nedostatečně podrobný nebo špatně vyplněný rozpočet;
• nedodržení limitu hlavních a doplňkových výdajů, nedodržení dalších limitů stanovených programem;
• nerozčlenění způsobilých a nezpůsobilých výdajů;
• nevyplněné, částečně vyplněné nebo chybně vyplněné programem předepsané přílohy.

V případě zjištění závažné chyby je žadateli dána lhůta 7 kalendářních dnů pro její nápravu. Pokud v této lhůtě nedojde k nápravě, je žádost pracovníkem OIP z dalšího procesu administrace vyřazena pro nesplnění formálních náležitostí projektu. Žadatel není vyzván v případě nedoložení studie proveditelnosti.Žadatelům, jejichž projekty byly v průběhu kontroly přijatých projektů vyřazeny, zasílají pracovníci OIP do deseti dnů od vzniku této skutečnosti oznámení o vyřazení projektu s odůvodněním.

DOPORUČENÍ Je vhodné vyhotovit seznam povinných příloh a při kompletaci žádosti přílohy odškrtávat. Rovněž je nutné seznámit se s požadovaným formálním obsahem jednotlivých příloh popsaným v předcházející kapitole.

Projekty, které projdou kontrolou formálních náležitostí, podstupují kontrolu přijatelnosti. Tato kritéria jsou stanovena jako eliminační, tzn. při jejich nesplnění je žádost vyřazena z dalšího procesu hodnocení.

Obecná kritéria přijatelnosti:

• žadatel splňuje definici pro příjemce uvedenou u příslušné oblasti podpory;
• žádost se vztahuje pouze na jednu oblast podpory programu ROP JV; pro dosažení efektivnosti a synergií může žádost doplňkově (maximálně z 20 % způsobilých výdajů) zahrnovat i aktivity z ostatních oblastí podpory, kde je žadatel oprávněný žádat o podporu; zároveň platí, že žádost musí minimálně z poloviny celkových výdajů projektu zahrnovat aktivity podporované programem ROP JV. ŘO ROP JV si vyhrazuje právo takovéto aktivity z ostatních oblastí podpory uznat jako způsobilé či nezpůsobilé;
• žádost je svým zaměřením v souladu s cíli a typy podpory příslušné oblasti podpory;
• projekt je realizován (vyjma oblasti podpory 2.1 a 2.2) a bude mít hlavní dopad na území regionu soudržnosti Jihovýchod;
• způsobilé výdaje žádosti jsou přiměřené a nezahrnují ve významné míře výdaje nezpůsobilé;
• žádost je s výhradou konečného posouzení oprávněnými orgány (např. UOHS, vnitrostátní soudy, Evropská komise, Evropský soudní dvůr) před podpisem Smlouvy v souladu s příslušnou legislativou České republiky a Evropské unie zejména v oblasti:
  • zadávání veřejných zakázek;
  • pravidel veřejné podpory;
• žádost je v souladu s pravidly programu ROP JV vyplývajícími z Prováděcího dokumentu ROP JV, Příručky pro žadatele a příjemce a dalších pravidel a pokynů zveřejněných ke konkrétní výzvě:
  • nepřekračuje maximální výši dotace na projekt, pokud je stanovena;
  • překračuje minimální hranici celkových způsobilých výdajů stanovenou pro danou oblast podpory
  • má stanovenou správnou výši dotace;
• monitorovací indikátory uvedené v žádosti zahrnují všechny výstupy a výsledky ve vztahu k cílům projektu; žadatel vybírá indikátory ze seznamu nabídnutého programem BENEFIT7;
• projekt nemá negativní vliv na horizontální kritéria rovných příležitostí a udržitelného rozvoje;
• projekt splňuje podmínky stanovené metodikou finančního zdraví žadatele (tabulka na www.jihovychod.cz/financni)

Při hodnocení souladu žádosti stavebního charakteru se stavebním zákonem, technickými normami a zákony týkajícími se životního prostředí je projekt v souladu v případě, že obdržel od stavebního úřadu kladné pravomocné rozhodnutí na celý projekt nebo pokud stavební úřad k ohlášené stavbě neměl námitky. Tyto skutečnosti kontrolují pracovníci OIP až po doložení příloh před podpisem Smlouvy, pokud nebyly doloženy již při žádosti. Vliv projektu na životní prostředí posuzuje příslušný stavební úřad. Pokud vydá k projektu kladné pravomocné rozhodnutí na celý projekt nebo pokud stavební úřad k ohlášené stavbě nemá námitky, má se pro účely hodnocení za to, že projekt nemá negativní vliv na životní prostředí.

Při hodnocení projektů zakládajících veřejnou podporu si může pracovník OIP vyžádat nabývací titul nemovitosti (stavby pozemku), v případě že souvisí s předmětem projektu.

DOPORUČENÍ Pokud projekt úplně neodpovídá cílům prioritních os stanovených v rámci ROP JV, není vhodné ho násilně přizpůsobovat. Může se potom stát, že neprojde kontrolou přijatelnosti. V tomto případě doporučujeme zvážit jeho podání do jiného operačního programu, s jehož výběrem vám budou schopni pracovníci ÚRR pomoci.

V případě změn navržených ze strany hodnotitelů tak, aby žádost splnila všechna kritéria, je žadatel o této skutečnosti vyrozuměn prostřednictvím e-mailu na kontaktní osobu uvedenou v žádosti s tím, že tyto změny žadatel odsouhlasí nebo je navrhne tak, aby byly v souladu s pravidly programu ROP JV. Odsouhlasenou změnu nebo návrh změny žadatel doručí do 5 kalendářních dnů od data zaslání e-mailu na formuláři "Protokol o provedení změny a souhlas se změnou" na pracoviště OHP, v opačném případě je projekt vyřazen z dalšího hodnocení. V rámci přijatelnosti hodnotitel bez vyřazení projektu může navrhnout změny nebo požádat žadatele o změny v žádosti, které nemají podstatný vliv na projekt:

• při špatně uvedených plánovaných výběrových řízeních (pokud ještě nebyla provedena),
• při chybně uvedené publicitě,
• při nedodržení všech závazných termínů projektu dle pravidel programu ROP JV.

V případě návrhu změn ve způsobilých výdajích a tím i ve výši požadované dotace se tyto změny žadateli dávají pouze na vědomí.

Žadatelům, jejichž projekty byly v průběhu kontroly přijatých projektů vyřazeny, zasílají pracovníci OIP do deseti dnů od vzniku této skutečnosti oznámení o vyřazení projektu s odůvodněním.

Dopis dále oznamuje žadatelům, že na dotaci z programu ROP JV není právní nárok, a vyzývá k vyzvednutí jednoho výtisku (originálu) podaného projektu na příslušném ÚRR. Nevyzvedne-li si žadatel do 60 kalendářních dnů od doručení tohoto dopisu projekt, bude kopie projektu skartována a originál archivován.

Hodnocení je prováděno podle předem stanovených hodnotících kritérií vztahujících se k jednotlivým oblastem podpory. Projekt je hodnocen minimálně dvěma hodnotiteli. Výsledný počet bodů se získá průměrem hodnocení všech hodnotitelů.

Nedoporučenými projekty jsou projektové žádosti, jejichž celkové hodnocení je pod minimální bodovou hranicí (50 bodů z maximálního dosažitelného počtu 100 bodů).

DOPORUČENÍ Seznamte se s hodnotícími kritérii – můžete získat orientační představu o bodovém zisku vašeho projektu. Hodnotící kritéria pro jednotlivé oblasti podpory jsou k dispozici na www.jihovychod.cz jako součást dokumentace k výzvám.

Ohodnocené projekty jsou seřazeny podle dosaženého bodového zisku. Tento seznam je porovnán s alokací finančních prostředků určených pro vyhlášenou výzvu a na základě porovnání dostupných prostředků s prostředky požadovanými hodnocenými projekty je vytvořen seznam projektů doporučených k podpoře, seznam projektů náhradních a seznam projektů nedoporučených k podpoře.

Tyto seznamy jsou poté předloženy Výboru Regionální rady (dále VRR), který rozhodne o přijetí projektů, zařazení projektů mezi náhradní a o vyřazení nedoporučených projektů.

Projekty doporučené k financování

Úspěšní žadatelé budou do 7 dnů po ověření zápisu ze zasedání VRR písemně vyrozuměni oficiálním dopisem (zápis je ověřen nejpozději do 21 dní od zasedání VRR) o schválení jejich projektu VRR. Seznam schválených projektů je také zveřejněn na webových stránkách Regionální rady následující den po zasedání VRR. Schválení projektu VRR však neznamená, že s daným žadatelem bude uzavřena Smlouva.

U projektů schválených k financování bude na základě analýzy rizik provedena do 56 dnů od zasedání VRR tzv. kontrola ex-ante na místě. Žadatel bude o této kontrole vyrozuměn minimálně 48 hodin před jejím zahájením. Kontrolní skupina bude porovnávat údaje uvedené v žádosti a povinných a nepovinných přílohách se skutečností. Pokud nebudou shledány rozpory, bude žadatel vyzván k doložení dokladů nutných pro podpis Smlouvy.

Projekty zařazené mezi náhradní

Žadatelům zařazeným mezi náhradníky bude zaslán do 7 dnů po ověření zápisu ze zasedání VRR dopis s oznámením. Dopis upozorní žadatele na možnost vyzvání k podpisu Smlouvy nejdéle do vyhlášení dalšího kola výzvy v dané oblasti podpory a na možnost podání projektu do další výzvy. Náhradní projekt bude v dané výzvě podpořen pouze v případě nevyčerpání prostředků dané výzvy.

Projekty nedoporučené k financování

Žadatelům, jejichž projekty nebyly VRR schváleny nebo zařazeny mezi náhradní projekty, bude zaslán do 7 dnů po ověření zápisu ze zasedání VRR dopis s oznámením o neschválení projektu VRR k financování včetně uvedení důvodu. Žadatelům bude oznámeno, že na dotaci z programu ROP JV není právní nárok a budou vyzváni k vyzvednutí jednoho vyhotovení (originálu) podaného projektu na příslušném ÚRR. Nevyzvedne-li si žadatel do 60 kalendářních dnů od doručení tohoto dopisu projekt, bude kopie projektu skartována a originál archivován.

Postup administrace	Počet  kalendářních dnů od ukončení předchozí činnosti	Počet kalendářních dnů od konečného termínu pro předkládání
Vyhlášení výzvy	0
Konečný termín pro předkládání projektů	min. 30/obvykle 60 dnů
Kontrola formálních náležitostí	+ 60	60
Kontrola (posouzení) přijatelnosti přijatých projektů a hodnocení projektů (bodování)	+ 15	75
Zasedání VRR	+ 15	90
Ověření zápisu ze zasedání VRR	+ 13	103
Oznámení žadatelům o schválených/náhradních a nedoporučených projektech	+ 7	110

Kapitola 3 uzavírá proces podání žádosti a posouvá ji do procesu hodnocení. Seznamuje žadatele se všemi fázemi hodnocení a uvádí, jak postupovat v případě nedostatků. Je zde uvedeno několik praktických doporučení a orientační harmonogram výzvy.