V průběhu realizace projektu může dojít k událostem, které povedou ke změně v realizaci. V tomto případě je nutné o této změně včas – tzn. 30 dnů před jejím uskutečněním, pokud je to možné (v odůvodněných případech může poskytovatel přijmout i změnu oznámenou ve lhůtě kratší, nejméně však sedmi kalendářních dnů před vznikem požadované změny) – informovat pracovníky příslušné pobočky OIP na základě písemné Žádosti o provedení změny. Pracovníci OIP posoudí a písemně se vyjádří, jestli je možné změnu povolit a zda tato změna vyvolá potřebu vyhotovení dodatku ke Smlouvě. Pokud však pracovníci OIP zjistí, že změna je v rozporu s podmínkami programu ROP JV nebo by významným způsobem zasáhla do projektu, nebude povolena.

Podstatná změna je změna, která ovlivní:

• výstupy, výsledky či dopady projektu;
• cíle projektu;
• obsah a zaměření projektu;
• dobu realizace projektu;
• významně rozpočet projektu – jde o přesun prostředků mezi rozpočtovými položkami, kdy se cílová či zdrojová položka mění o více než 15 % své původní hodnoty (jedná se o přesun prostředků mezi rozpočtovými položkami v první úrovni, kdy se cílová či zdrojová položka mění o více než 15 % své původní hodnoty - tedy změny hlavních kapitol¹, které budou uvedeny ve Smlouvě a vyplývají z BENEFIT7).

V případě schválení výše uvedených změn bude žadateli k podpisu zaslán návrh dodatku ke Smlouvě. Návrh dodatku není zasílán v případě, že se změna rozpočtu týká pouze nezpůsobilých výdajů a to i v případě, kdy se hlavní položka rozpočtu „Nezpůsobilé výdaje" změní bez toho, aby došlo k přesunům mezi ostatními hlavními položkami rozpočtu. Dále není návrh dodatku vypracován a zasílán v případě, že vlivem podstatné změny dochází ke zkrácení doby realizace projektu o méně než 30 dnů. Rovněž není uzavírán dodatek při ukončení projektu v souladu se Smlouvou v termínu + 30 dnů.

V případě, že příjemce provede změny, aniž by informoval OIP, vyhrazuje si VRR právo odstoupit od Smlouvy, pokud to uzná za vhodné.

Další podstatnou změnou je změna, která vede ke změně finančního plánu projektu, ale nevyžaduje vypracování Dodatku ke Smlouvě.

Pokud příjemce předloží žádost o platbu se změnou lišící se o více než 15 % od původní částky nebo se bude jednat o změnu harmonogramu podání žádosti lišící se o více než 1 měsíc od původního harmonogramu, pak musí podat žádost o změnu 30 kalendářních dnů před vznikem očekávané změny. V opačném případě, tuto skutečnost pouze uvede v monitorovací zprávě. V žádném z těchto případů, nedojde k vyhotovení dodatku ke Smlouvě.

Změna objemu plánované Žádosti o platbu o více než 15% bez podání žádosti o změnu, může mít za následek nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě, kterých, se změna objemu týká.

Změny, které nevedou k dodatku Smlouvy, ale je nutné jejich oznámení OIP Jihlava/Brno, jsou následující:

• adresy pro doručování;
• statutárního zástupce příjemce;
• harmonogramu, který nemá vliv na datum ukončení projektu;
• kontaktní osoby.

Popis výše uvedených změn a další změny, které nemají vliv na realizaci projektu, příjemce podpory popíše v pravidelných monitorovacích hlášeních a zprávách. Dojde-li ke změně, kterou příjemce nemohl očekávat, je povinen ji oznámit neprodleně.

DOPORUČENÍ Příjemci dotace nebudou povoleny takové změny Smlouvy, které by svou povahou byly podstatné a vedly k tomu, že se projekt odchýlí od původně stanovených cílů. Proces změny Smlouvy je časově i administrativně náročný a ne každá změna může být povolena. Toto je potřeba mít na paměti při přípravě žádosti o podporu, protože na základě údajů v ní uvedených je tvořena Smlouva, kterou se musí příjemce řídit.

---

 ^{1 Hlavní rozpočtová položka projektu je u investičních projektů (vyjma oblasti podpory 2.2) definována položkou v Benefit7 kódem první kategorie AB.CD např.: 02.05 Stavební a technologické činnosti. V oblasti podpory 2.2 je hlavní rozpočtová položka definována položkou v Benefit7 kódem EF např.: .07 Nákup služeb (služby neuvedené jinde v rozpočtu).}

V rámci finančního řízení je příjemce povinen zajistit kontrolu správnosti faktur vystavených dodavateli. Faktury musí odpovídat dané skutečnosti. Pokud příjemce nevede účetnictví podle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, může vést pro doložení svých výdajů v případě realizace projektů spolufinancovaných ze SF daňovou evidenci podle ustanovení § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně písemně vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost. Na jednotlivých předmětných dokladech musí být uvedeno registrační číslo a název projektu financovanému z ROP JV, ke kterému se doklady vztahují. Při průběžné nebo následné kontrole je kontrolovaná osoba povinna poskytnout kontrolní skupině na vyžádání daňovou evidenci v plném rozsahu.

Příjemci jsou povinni vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR. Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu.

Příjemce je povinen u účtu, ze kterého proplácí výdaje související s projektem, analyticky odlišit veškeré platby (příchozí i odchozí) související s projektem financovaným z ROP JV. V případě plateb v hotovosti se i takto provedené platby musí promítnout do odděleného účetnictví. Zároveň musí příjemce na majetkových účtech analyticky odlišit majetek pořízený v souvislosti s projektem ROP JV.

Konkrétní způsob oddělené účetní evidence záleží na rozhodnutí konkrétního příjemce. Musí však být uveden v účtovém rozvrhu příjemce a ve vnitřní směrnici k účetnictví.

Příjemci, kteří při účtování používají rozpočtovou skladbu (tj. obce, kraje, dobrovolné svazky obcí) musí výdaje uvádět v poměru na evropský a národní podíl a označit nástrojem a zdrojem financování. Nástroj bude uveden 38, zdroj financování pro podíl EU 5 a zdroj financování pro národní podíl 1. Národní podíl je tvořen částí dotace od Regionální rady a vlastními prostředky příjemce.

Přijatá dotace bude u výše uvedených příjemců zaúčtována následovně:

• Neinvestiční prostředky na položku 4123 a investiční na 4223
• Všechny prostředky snástrojem 38
• Pro podíl EU zdroj financování 5 a pro národní podíl 1
• Účelový znak:
• o 86505 - investiční dotace podíl EU
• o 86501 - investiční dotace podíl státní rozpočet
• o 00663 - investiční dotace podíl kraje Vysočina
• o 00664 - investiční dotace podíl Jihomoravského kraje
• o 86005 - neinvestiční dotace podíl EU
• o 86001 - neinvestiční dotace podíl státní rozpočet
• o 00563 - neinvestiční dotace podíl kraje Vysočina
• 00564 - neinvestiční dotace podíl Jihomoravského kraje

Příjemci, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést, v případě příjmu prostředků z rozpočtu EU, daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o níže uvedené požadavky, které budou uvedeny ve Smlouvě:

1. příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou bodu f) pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci;
2. předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost;
3. při kontrole příjemce poskytne na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu;
4. uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, tzn., že na dokladech musí být uvedeno registrační číslo a název projektu financovanému z ROP JV, ke kterému projektu se vztahují. Příjemci musí být schopni průkazně všechny operace dokladovat dle relevantních nařízení ES při následných kontrolách a auditech.

Podklady pro uznání validity faktury za provedené stavební práce u projektů schválených k financování z prostředků ROP JV:

Jako podklad pro uznání oprávněnosti faktury příjemce doloží zjišťovací protokol, jenž bude mít tyto náležitosti:

1. Název stavby (příp. číslo projektu);
2. Název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru;
3. Položky rozpočtu a jejich množství, jednotkovou cenu a cenu celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy a dále množství a cenu celkem za období od zahájení stavby
4. Zjišťovací protokol by měl být potvrzen těmito osobami:

• Zhotovitel
• Objednatel (zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě, na faktuře potom jeho nadřízený na stavbě např. správce stavby
• Technický dozor

V průběhu realizace stavby často dochází ke změně původního výkazu výměr dle realizační dokumentace, jako jsou změny v průběhu výstavby, přidání nebo nahrazení položek, vícepráce.

Pro monitoring finančního plnění a sledování aktuální prostavěnosti je povinností příjemce dotace dokládat smluvní rozpočet a soupis provedených prací v elektronické formě ve formátu  ⃰.xls, *.xlsx (nebo také zjišťovací protokol).

Pokud zjišťovací protokol nebude příjemcem doložen, způsobilé výdaje projektu uvedené na faktuře nebudou proplaceny.

Dodavatel vystavuje faktury, jejichž přílohou je položkový rozpočet dodaného materiálu, služeb za konkrétní období – položkový rozpočet musí obsahovat všechny řádky, které obsahuje celkový rozpočet, tzn. pokud položka nebyla dodána v daném období, je uvedena nula. V případě nových položek rozpočtu nebo jejich změn je nutné vždy vytvořit samostatný rozpočet změny a rovněž tyto změny fakturovat samostatně, stejně tak je nutné fakturovat vícepráce odděleně a na základě smlouvy.

DOPORUČENÍ V případě kontroly faktur je třeba z nich na první pohled poznat jejich předmět, tzn. je třeba podrobně rozepsat jednotlivé fakturované položky včetně jejich množství a ceny. V žádném případě nebudou uznány náklady, které budou prokázány na základě faktury, kde bude např. uvedeno následující: stavební práce... 1 000 000 Kč. Jedná se o náklady, u kterých žádným způsobem není možnost posoudit, zda je plnění poskytnuto za cenu v místě obvyklou a na aktivity definované v žádosti.

Jako podklad pro uznání oprávněnosti osobních nákladů[1] (zaměstnanců pracujících na projektu) musí příjemce předložit výkaz práce, tzv. timesheet, který je k dispozici ke stažení na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-prijemce/formulare-ke-stazeni. Výkaz práce musí být vyplněn v dostatečné podrobnosti tak, aby byl na první pohled patrný předmět konkrétní činnosti. [1] Jedná se o osobní náklady dle Prováděcího dokumentu ROP JV, kapitoly 5 Způsobilé výdaje.

---

 

V průběhu realizace akce nesmí příjemce platit dodavatelům nebo zhotovitelům v hotovosti ani šekem, s výjimkou nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky). Dokladem o provedení těchto plateb budou pokladní doklady. Jeden pokladní doklad přitom může dosahovat maximálně výše 5 000 Kč včetně DPH. Také takto provedené platby se musí promítnout na účtu projektu a do odděleného účetnictví. Není možné přesouvat finanční prostředky mezi prostředky ERDF určenými na křížové financování a ostatními prostředky ERDF ve schváleném rozpočtu. Přesuny jsou možné pouze v rámci položek vztažených k prostředkům ERDF určeným na křížové financování (kapitoly 8-11 Rozpočtu), resp. pouze mezi ostatními prostředky ERDF (tedy mezi všemi kapitolami vyjma kapitoly 8-11 Rozpočtu), a to za standardních podmínek.

Příjemce musí mít obsah projektu pořizovaného z dotace veden ve svém účetnictví a to minimálně po dobu udržitelnosti projektu.

Příjemce musí uchovávat veškeré doklady související s realizací projektu a jeho financováním (způsobem dle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění) na jednom místě po dobu minimálně deseti let od ukončení projektu zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti.

Finanční vypořádání zrealizovaného projektu – předkládání žádostí o platbu

O proplacení výdajů projektu bude moci příjemce žádat průběžně na základě podmínek stanovených ve Smlouvě a po ukončení projektu. Platební termín je určen lhůtou zpravidla v délce 69[1] dní od předložení žádosti o platbu ze strany příjemce. V případě, že žádost nebude úplná nebo bezchybná, lhůta se přerušuje až do odstranění vytčených nedostatků.

[1] Lhůta platná od 1. 1. 2011, do této doby je platná stávající lhůta 75 kalendářních dnů.

Při podání Žádosti o platbu musí být již způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce. Tuto skutečnost musí příjemce doložit bankovním výpisem, v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem.

Pro administraci žádosti o platbu je dostačující také doložení elektronického výpisu z účtu. Příjemce musí doložit patřičnou stránku (stránky) obsahující údaje o konkrétních platbách vztahujících se k dané žádosti o platbu. Aby byla platba jednoznačně prokázána, je nutné, aby bylo možné identifikovat následující skutečnosti:

1. identifikace účtu příjemce, ze kterého se platí (jeho číslo, popř. název společnosti nebo fyzické osoby);
2. identifikace banky (tj. logo banky, nebo její název, včetně kódu banky);
3. datum úhrady;
4. variabilní symbol platby shodný s číslem dokladu (faktury). V případě platby na základě smlouvy (a podobné případy, kdy není vystavena faktura) je nutné jako variabilní symbol použít kód jednoznačně identifikující platbu (např. číslo smlouvy). Pokud to není možné, je nutné doložit potvrzení od dodavatele, že se jedná o platbu k dané smlouvě;
5. číslo účtu příjemce platby (popř. jeho název);
6. částka a měna úhrady;
7. v případě platby v jiné měně než uvedené na faktuře je nutné doložit i přesnou výši původní měny (např. faktura v korunách placena v eurech – je nutné doložit, kolik Kč tvoří platba v eurech) – tyto skutečnosti bývají standardně uvedeny na avízu o provedené platbě, tento doklad doporučujeme v těchto případech přiložit[1].

V případech, kdy výpis z účtu neobsahuje všechny povinné údaje uvedené výše, je nutné použít doplňující možnosti. Přípustné jsou následující varianty:

1. potvrzení od dodavatele (na hlavičkovém papíře dodavatele, pokud jím disponuje, potvrzené osobou oprávněnou jednat za dodavatele) obsahující identifikaci dodavatele (název dodavatele, adresu, IČO) a identifikaci uhrazené faktury (datum úhrady z bankovního výpisu/pokladního dokladu a částku včetně měny). Tento dokument nenahrazuje výpis z účtu, jde pouze o podpůrný prostředek. Výpis z účtu je nutné vždy i tak doložit;
2. potvrzení od banky;
3. bankovní avízo o provedené platbě.

[1] Pokud do úhrad vstupuje zahraniční měna, je nutné při dokládání úhrad a při výpočtu výše způsobilých výdajů věnovat zvýšenou pozornost. Problematická je skutečnost, že na výpisech z nekorunového účtu nebo při úhradě faktury znějící na cizí měnu jsou jen vzácně všechny požadované náležitosti a je třeba učit další zmíněné podpůrné prostředky – zpravidla bývá dostačujícím dokumentem avízo o provedené platbě.

Žádost o platbu předkládá příjemce vždy nejpozději 30 kalendářních dní po ukončení etapy/realizace projektu. Spolu s žádostí o platbu předkládá monitorovací zprávu s přílohami uvedenými v kapitole 5.3 Monitoring. Žádost o platbu příjemce získá prostřednictvím programu BENEFIT7, vyplní a doručí spolu s přílohami na místně příslušné OIP. Tyto přílohy – s výjimkou čestných prohlášení a Žádosti o platbu (oboje 1x v originále) – jsou předkládány 1x v kopii a zůstávají na příslušném pracovišti ORP. První Žádost o platbu může příjemce předložit až po podpisu Smlouvy (zde nemusí být dodržen 3 měsíční interval), následující pak vycházejí z podmínek stanovených pro etapu, tzn. nejméně 3 měsíční lhůta a zároveň minimálně požadováno 10 % způsobilých výdajů projektu. U projektů nad 10 milionů korun, vyjma projektů na nákup vozidel ve veřejné hromadné dopravě, předkládá příjemce první Žádost o platbu do 30 kalendářních dní od skončení první etapy projektu, tedy nejpozději do třinácti měsíců od podpisu Smlouvy. Nedodržení lhůty pro podání Žádosti o platbu bez podání žádosti o změnu může mít za následek nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě. Změna objemu plánované Žádosti o platbu o více než 15% bez podání žádosti o změnu, může mít za následek nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě, kterých se změna objemu týká.

V případech, kdy příjemce nepožaduje prostředky na projekt v průběhu realizace, vyplácejí se prostředky ze SF až po ukončení projektu. Údaje o způsobu platby jsou vždy součástí Smlouvy o poskytnutí dotace.

Sleva na pojistném na sociální zabezpečení[1]

Všichni příjemci dotace, kterým byla do dne 12. 11. 2009 proplacena žádost o platbu, v rámci které jim byly proplaceny výdaje na pojistné na sociálním zabezpečení, předloží současně s nejbližší Monitorovacím hlášením / zprávou (případně společně s Monitorovací zprávou o zajištění udržitelnosti projektu, pokud již ukončili realizaci projektu) čestné prohlášení, že neuplatnili a ani neuplatní u České správy sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“) slevu na pojistném k výdajům, které jim již byly uhrazeny z Regionálního operačního programu Jihovýchod. V případě, že příjemci již byly ze strany ROP JV výše uvedené výdaje proplaceny a nebude do tří měsíců od data 1. 12. 2009 předkládat na Úřad Regionální rady Monitorovací hlášení / zprávu (případně Monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti projektu), je příjemce povinen předložit nebo zaslat čestné prohlášení na Úřad Regionální rady do 3 měsíců od data 1. 12. 2009.

V situaci, kdy si výše uvedený příjemce již o slevu na ČSSZ požádal a tato sleva mu byla nebo bude vrácena, je povinen poměrnou část slevy na pojistném na sociálním zabezpečení odpovídající míře podpory projektu z proplacené dotace, která se vztahuje k výdajům, jež byly uplatněny jako sleva u ČSSZ, uhradit na účet Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod č. ú. 2843562/0800, a to do 3 měsíců od data 1. 12. 2009.

Příjemci, u kterých v den 1. 12. 2009 stále probíhá administrace žádosti o platbu, která obsahuje výdaje spojené s pojistným na sociální zabezpečení, jsou povinni na OIP doložit, případně zaslat čestné prohlášení o tom, že nepožadují proplacení slevy ze strany ČSSZ, a že si ani o tuto slevu v budoucnu nepožádají. Do doby doložení čestného prohlášení ze strany příjemce nemůže být administrace příslušné žádosti o platbu dokončena.

V situaci, kdy si příjemce, jehož žádost je v den 1. 12. 2009 v procesu administrace, požádal o uplatnění slevy, nebo hodlá požádat o uplatnění slevy na ČSSZ a současně je žádost o platbu v této době administrovaná na OIP a tato žádost obsahuje sociální pojištění jako způsobilý výdaj, je příjemce povinen nahlásit na OIP výši slevy, kterou uplatňuje u ČSSZ (a která se vztahuje k příslušné žádosti o platbu). O poměrnou část slevy na pojistném na sociálním zabezpečení odpovídající míře podpory projektu mu budou pracovníky OIP sníženy způsobilé výdaje projektu. Před vypořádáním této skutečnosti nemůže být administrace žádosti o platbu dokončena.

Ostatní příjemci, kteří budou teprve podávat žádost o platbu obsahující mzdové výdaje včetně výdajů na pojistné na sociální zabezpečení, jsou povinni jako součást žádosti o platbu doložit čestné prohlášení, že v rámci předložené žádosti o platbu nepožadují proplacení té částky, která se vztahuje ke slevě na pojistném, kterou si mohou příjemci uplatnit u ČSSZ, a že si ani o tuto slevu v budoucnu nepožádají v rámci dalších žádostí o platbu. Výdaje za pojistné na sociální zabezpečení budou ze strany příjemce v rámci předložené žádosti o platbu již o tuto částku sníženy.

Ve všech uvedených případech platí, že vrací-li příjemce výši dotace, která se vztahuje k uplatněné slevě u ČSSZ je povinen písemně na OIP oznámit jakou výši slevy vztahující se k původně způsobilým výdajům v podobě částky na sociální pojištění, si nárokoval u ČSSZ.

---

 

[1] Další informace k tomuto tématu naleznete v metodickém pokynu č. 13/2009 EX, který je zveřejněn na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-zadatele/metodicke-pokyny. Čestná prohlášení jsou zveřejněna na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-prijemce/dokumenty-ke-stazeni.

Příjemce zpracovává monitorovací hlášení a etapové monitorovací zprávy/závěrečnou monitorovací zprávu k projektu v rámci webové aplikace BENEFIT7.

V souvislosti s realizací projektu má každý příjemce povinnost informovat veřejnost o spolufinancování projektu z fondů EU v souladu s nařízením Komise č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady č. 1083/2006 o obecných ustanoveních (dále jen Prováděcí nařízení), Oddíl 1, zejména článek 8 a 9. Záměrem tohoto požadavku je zejména informovat širokou veřejnost včetně potenciálních žadatelů o možné finanční pomoci nabízené ze strany EU.

Propagační materiál musí obsahovat informaci o realizaci projektu za finanční spoluúčasti EU a musí na něm být zobrazeno standardní logo Společenství – vlajka EU. Konkrétní podoba je uvedena v příloze 1 Prováděcího nařízení.

Příjemce postaví během provádění operace velkoplošný reklamní panel v místě provádění každého projektu, který splňuje tyto podmínky:

a) celkový veřejný příspěvek na projekt překročil 500 000 EUR;

b) projekt spočívá ve financování infrastruktury nebo stavebních prací.

Po dokončení projektu se reklamní panel nahradí stálou vysvětlující tabulkou.

Příjemce vyvěsí dobře viditelnou a dostatečně velkou stálou vysvětlující tabulku, a to nejpozději do šesti měsíců po dokončení projektu, s výjimkou oblasti podpory 2.2.

Sdělení o využívání prostředků SF musí obsahovat následující:

a) evropský symbol v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze Nařízení Komise a odkaz na Evropskou unii;

b) odkaz na příslušný fond - v případě ERDF: Evropský fond pro regionální rozvoj,

c) prohlášení, které vybere ŘO a jež zdůrazňuje přínos intervence Společenství, nejlépe pak ve znění Investice do vaší budoucnosti.

Údaje musí zabírat nejméně 25 % tabulky či reklamního panelu. Výjimku tvoří billboard v případě, kdy je cílovou aktivitou projektu v oblasti podpory 2.2 Rozvoj služeb v cestovním ruchu. V tomto případě nemusí povinné informace publicity projektu dosahovat 25 % plochy billboardu. Informace však musí zabírat min. 15 % plochy, zároveň však musí být dobře viditelné a jasně čitelné. Příjemce má povinnost zkonzultovat grafické návrhy billboardů s Oddělením publicity a technické pomoci. Návrhy mohou být předávány prostřednictvím elektronické pošty. V případě, že žadatel návrh billboardu nezkonzultuje, nemusí mu být způsobilé výdaje spojené s tímto projektem proplaceny. 

Pokud jde o malé propagační předměty, neplatí písmena b) a c), stejně jako v případech, kde užití textů by nebylo vhodné a v případech nepřiměřené technologické náročnosti.

Přesný postup, jak dostát povinnosti informovat o spoluúčasti EU na financování projektu, udávají Pravidla pro publicitu [1]. Veškeré informační materiály určené k publicitě projektu budou obsahovat i logotyp ROP Jihovýchod a logotyp příslušného kraje, na jehož území je projekt realizován. 

---

[1] Pravidla pro publicitu jsou uvedeny na www.jihovychod.cz  vždy u vyhlášené výzvy v části pro žadatele – aktuální výzvy, nebo v jejich nejaktuálnější podobě v části pro žadatele – dokumenty ke stažení.

Nedodržení požadavků na publicitu projektu je porušení podmínek programu a Smlouvy a je důvodem pro vrácení dotace.

V průběhu realizace projektu může dojít k několika druhům kontrol projektu (dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole). O kontrole předběžné, tzv. ex-ante, pojednává kapitola 3.3 Hodnocení žádostí splňujících formální náležitosti i kritéria přijatelnosti.

Dalšími možnými kontrolami jsou:

Kontroly průběžné, tzv. interim (administrativní nebo fyzická)

Mohou být prováděny pracovníky OIP na základě pověření ke kontrolám. Kontroly jsou příjemci oznamovány nejméně 48 hodin před započetím kontroly (v případě fyzické kontroly) společně s požadavky na doklady, které je třeba k těmto kontrolám připravit. V případě, že jsou na fyzické nebo administrativní kontrole přebírány jakékoliv doklady, pracovníci OIP vystaví příjemci Protokol o převzetí potvrzující tuto skutečnost. Kontrola porovnává skutečnou realizaci s plánem v podobě předložené žádosti. Z  kontrol na místě (fyzických) je vypracován protokol, se kterým bude příjemce seznámen. V rámci protokolu jsou řešena i případná nápravná opatření (např. faktury nejsou podrobně rozepsány, ke kontrole nebyly doloženy některé požadované dokumenty atd.). Opatření mohou být informativního charakteru, tzn. lze je do další kontroly odstranit, ale může se jednat i o závažné nedostatky, které mohou vést k předčasnému ukončení realizace projektu nebo vypovězení Smlouvy (např. pochybení ve výběrových řízeních).

Z provedených administrativních kontrol interim je vyhotoven zápis, za který je odpovědný vedoucí kontrolní skupiny nebo jiný pracovník ORP, který tím byl pověřen.

Průběžné kontroly mohou být prováděny bez žádosti o platbu nebo v souvislosti s předložením žádosti o platbu. Rozdíl je pouze v tom, že v případě kontroly s žádostí o platbu jsou kontrolovány výstupy projektu proti předloženým účetním dokladům, což v případě kontroly bez žádosti o platbu v mnoha případech není možné.

Fyzická kontrola interim proběhne u každého projektu alespoň jednou.

Kontrola následná, tzv. ex-post

Tato kontrola je prováděna po ukončení projektu a její součástí je kontrola naplňování monitorovacích indikátorů, ke kterým se příjemce podpory zavázal ve Smlouvě.

Kontrolovaný subjekt je povinen umožnit členům kontrolní skupiny vstup do objektů a na pozemky související s projektem.

Fyzická kontrola ex-post proběhne u každého projektu alespoň jednou.

Audit vzorků operací

Jedná se o audit reprezentativního vzorku projektů v průběhu programového období pro ověření vykázaných výdajů. Audit provádí útvar interního auditu ÚRR.

Kromě výše uvedených kontrol je možno provést tzv. monitorovací návštěvu, při které není vyžadována přítomnost příjemce ani předložení dokladů a jejímž účelem je monitoring projektu. Tato monitorovací návštěva nemusí být oznámena příjemci.

Práva příjemce jako kontrolované osoby:

• požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předložení písemného oprávnění ke kontrole (v případě monitorovací návštěvy toto oprávnění není vystavováno);
• požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předání zprávy o kontrole – protokol z fyzické kontroly;
• podat písemné námitky k protokolu, a to do lhůty minimálně 5 pracovních dnů (vedoucí kontrolní skupiny může lhůtu prodloužit) adresované na vedoucího kontrolní skupiny;
• být informována o termínu plánované kontroly minimálně 48 hodin předem, společně s požadavky na doklady, které je třeba k těmto kontrolám připravit;
• požadovat od kontrolorů potvrzení o případném převzetí dokladů;

Povinnosti kontrolované osoby:

• umožnit vstup do objektů, zařízení a provozů, na pozemky a do jiných svých prostor, pokud to souvisí s předmětem kontroly; nedotknutelnost obydlí je zaručena,
• předložit ve stanovených lhůtách originální doklady a další písemnosti, záznamy dat na paměťových médiích prostředků výpočetní techniky, jejich výpisy a zdrojové kódy programů, vzorky výrobků nebo jiného zboží,
• seznámit kontrolora s utajovanými informacemi v případě, že se prokáže osvědčením pro příslušný stupeň utajení těchto informací, vydaným podle zvláštního právního předpisu;
• poskytnout pravdivé a úplné informace o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech,
• podat ve stanovené lhůtě případnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků,
• umožnit použití svých telekomunikačních zařízení v případě, kdy je jejich použití nezbytné pro zabezpečení kontroly.
• seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, které se vztahují ke kontrolovaným objektům a které jsou tyto osoby povinny v průběhu kontroly dodržovat;
• předložit kontrolní skupině na vyžádání výsledky předchozích kontrol, které mají vztah k předmětu kontroly;
• předložit na vyžádání daňovou evidenci (pokud vede) v plném rozsahu (viz Smlouva);
• v případě obdržení kontrolního protokolu poštou, je příjemce povinen protokol do sedmi dnů od jeho doručení podepsaný odeslat doporučeně na ORP;
• příjemci musí v souladu s ustanovením nařízení Rady (ES) č.1083/2006 uchovávat veškeré doklady, Smlouvu včetně dodatků  a veškeré  účetní doklady týkající se poskytnuté finanční podpory, které souvisí s realizací projektu a jeho financováním (buď v originálu nebo ve verzích na obecně přijímaných nosičích dat, jejichž shoda s originálem je řádně ověřena) po dobu 10 let poté, kdy byla proplacena závěrečná platba v rámci programu ROP (pokud pro vybrané dokumenty a doklady stanoví předpisy ČR lhůtu delší než deset let, bude postupováno podle předpisů ČR). Na účetních dokladech musí být jednoznačně uvedeno registrační číslo a název projektu financovanému z ROP JV, ke kterému se doklady vztahují. 

Zjistí-li příjemce dotace, že je povinen vrátit poskytnuté finanční prostředky zpět na účet Regionální rady (jedná se například o situace, kdy příjemce v souladu s pravidly ROP JV vrací slevu na pojistném na sociálním zabezpečení, zasílá část čistých příjmů projektu, především u projektů generujících příjmy, nebo vrací neoprávněně vyplacené finanční prostředky atp.), informuje o této skutečnosti příslušný Odbor implementace projektů. Zprávu je vhodné poslat před vlastním odesláním finančních prostředků na účet Regionální rady. Obsahem zprávy by mělo být uvedení následujících skutečností:

• důvody pro vrácení finančních prostředků;
• výše vracených finančních prostředků;
• uvedení výdajů, ke kterým se vracené finanční prostředky vztahují (identifikace faktury, na základě které byl výdaj uhrazen, popis výdaje a identifikace žádosti o platbu, na základě které byl výdaj ze strany Úřadu Regionální rady proplacen).

Vrácení finančních prostředků důrazně doporučujeme až ve chvíli, kdy pracovník OIP schválí výši vracených finančních prostředků s tím, že bezhotovostní platba by měla být označena variabilním symbolem, který by měl být shodný s posledními pěti čísly registračního čísla projektu.

UPOZORNĚNÍ

Vracení poskytnutých finančních prostředků nemůže být realizováno formou snížení požadavku v následující žádosti o platbu.