V rámci finančního řízení je příjemce povinen zajistit kontrolu správnosti faktur vystavených dodavateli. Faktury musí odpovídat dané skutečnosti. Pokud příjemce nevede účetnictví podle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, může vést pro doložení svých výdajů v případě realizace projektů spolufinancovaných ze SF daňovou evidenci podle ustanovení § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně písemně vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost. Na jednotlivých předmětných dokladech musí být uvedeno registrační číslo a název projektu financovanému z ROP JV, ke kterému se doklady vztahují. Při průběžné nebo následné kontrole je kontrolovaná osoba povinna poskytnout kontrolní skupině na vyžádání daňovou evidenci v plném rozsahu.

Příjemci jsou povinni vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR. Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu.

Příjemce je povinen u účtu, ze kterého proplácí výdaje související s projektem, analyticky odlišit veškeré platby (příchozí i odchozí) související s projektem financovaným z ROP JV. V případě plateb v hotovosti se i takto provedené platby musí promítnout do odděleného účetnictví. Zároveň musí příjemce na majetkových účtech analyticky odlišit majetek pořízený v souvislosti s projektem ROP JV.

Konkrétní způsob oddělené účetní evidence záleží na rozhodnutí konkrétního příjemce. Musí však být uveden v účtovém rozvrhu příjemce a ve vnitřní směrnici k účetnictví.

Příjemci, kteří při účtování používají rozpočtovou skladbu (tj. obce, kraje, dobrovolné svazky obcí) musí výdaje uvádět v poměru na evropský a národní podíl a označit nástrojem a zdrojem financování. Nástroj bude uveden 38, zdroj financování pro podíl EU 5 a zdroj financování pro národní podíl 1. Národní podíl je tvořen částí dotace od Regionální rady a vlastními prostředky příjemce.

Přijatá dotace bude u výše uvedených příjemců zaúčtována následovně:

• Neinvestiční prostředky na položku 4123 a investiční na 4223
• Všechny prostředky snástrojem 38
• Pro podíl EU zdroj financování 5 a pro národní podíl 1
• Účelový znak:
• o 86505 - investiční dotace podíl EU
• o 86501 - investiční dotace podíl státní rozpočet
• o 00663 - investiční dotace podíl kraje Vysočina
• o 00664 - investiční dotace podíl Jihomoravského kraje
• o 86005 - neinvestiční dotace podíl EU
• o 86001 - neinvestiční dotace podíl státní rozpočet
• o 00563 - neinvestiční dotace podíl kraje Vysočina
• 00564 - neinvestiční dotace podíl Jihomoravského kraje

Příjemci, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést, v případě příjmu prostředků z rozpočtu EU, daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o níže uvedené požadavky, které budou uvedeny ve Smlouvě:

1. příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou bodu f) pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci;
2. předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost;
3. při kontrole příjemce poskytne na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu;
4. uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, tzn., že na dokladech musí být uvedeno registrační číslo a název projektu financovanému z ROP JV, ke kterému projektu se vztahují. Příjemci musí být schopni průkazně všechny operace dokladovat dle relevantních nařízení ES při následných kontrolách a auditech.

Podklady pro uznání validity faktury za provedené stavební práce u projektů schválených k financování z prostředků ROP JV:

Jako podklad pro uznání oprávněnosti faktury příjemce doloží zjišťovací protokol, jenž bude mít tyto náležitosti:

1. Název stavby (příp. číslo projektu);
2. Název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru;
3. Položky rozpočtu a jejich množství, jednotkovou cenu a cenu celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy a dále množství a cenu celkem za období od zahájení stavby
4. Zjišťovací protokol by měl být potvrzen těmito osobami:

• Zhotovitel
• Objednatel (zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě, na faktuře potom jeho nadřízený na stavbě např. správce stavby
• Technický dozor

V průběhu realizace stavby často dochází ke změně původního výkazu výměr dle realizační dokumentace, jako jsou změny v průběhu výstavby, přidání nebo nahrazení položek, vícepráce.

Pro monitoring finančního plnění a sledování aktuální prostavěnosti je povinností příjemce dotace dokládat smluvní rozpočet a soupis provedených prací v elektronické formě ve formátu  ⃰.xls, *.xlsx (nebo také zjišťovací protokol).

Pokud zjišťovací protokol nebude příjemcem doložen, způsobilé výdaje projektu uvedené na faktuře nebudou proplaceny.

Dodavatel vystavuje faktury, jejichž přílohou je položkový rozpočet dodaného materiálu, služeb za konkrétní období – položkový rozpočet musí obsahovat všechny řádky, které obsahuje celkový rozpočet, tzn. pokud položka nebyla dodána v daném období, je uvedena nula. V případě nových položek rozpočtu nebo jejich změn je nutné vždy vytvořit samostatný rozpočet změny a rovněž tyto změny fakturovat samostatně, stejně tak je nutné fakturovat vícepráce odděleně a na základě smlouvy.

DOPORUČENÍ V případě kontroly faktur je třeba z nich na první pohled poznat jejich předmět, tzn. je třeba podrobně rozepsat jednotlivé fakturované položky včetně jejich množství a ceny. V žádném případě nebudou uznány náklady, které budou prokázány na základě faktury, kde bude např. uvedeno následující: stavební práce... 1 000 000 Kč. Jedná se o náklady, u kterých žádným způsobem není možnost posoudit, zda je plnění poskytnuto za cenu v místě obvyklou a na aktivity definované v žádosti.

Jako podklad pro uznání oprávněnosti osobních nákladů[1] (zaměstnanců pracujících na projektu) musí příjemce předložit výkaz práce, tzv. timesheet, který je k dispozici ke stažení na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-prijemce/formulare-ke-stazeni. Výkaz práce musí být vyplněn v dostatečné podrobnosti tak, aby byl na první pohled patrný předmět konkrétní činnosti. [1] Jedná se o osobní náklady dle Prováděcího dokumentu ROP JV, kapitoly 5 Způsobilé výdaje.

---

 

V průběhu realizace akce nesmí příjemce platit dodavatelům nebo zhotovitelům v hotovosti ani šekem, s výjimkou nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky). Dokladem o provedení těchto plateb budou pokladní doklady. Jeden pokladní doklad přitom může dosahovat maximálně výše 5 000 Kč včetně DPH. Také takto provedené platby se musí promítnout na účtu projektu a do odděleného účetnictví. Není možné přesouvat finanční prostředky mezi prostředky ERDF určenými na křížové financování a ostatními prostředky ERDF ve schváleném rozpočtu. Přesuny jsou možné pouze v rámci položek vztažených k prostředkům ERDF určeným na křížové financování (kapitoly 8-11 Rozpočtu), resp. pouze mezi ostatními prostředky ERDF (tedy mezi všemi kapitolami vyjma kapitoly 8-11 Rozpočtu), a to za standardních podmínek.

Příjemce musí mít obsah projektu pořizovaného z dotace veden ve svém účetnictví a to minimálně po dobu udržitelnosti projektu.

Příjemce musí uchovávat veškeré doklady související s realizací projektu a jeho financováním (způsobem dle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění) na jednom místě po dobu minimálně deseti let od ukončení projektu zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti.

Finanční vypořádání zrealizovaného projektu – předkládání žádostí o platbu

O proplacení výdajů projektu bude moci příjemce žádat průběžně na základě podmínek stanovených ve Smlouvě a po ukončení projektu. Platební termín je určen lhůtou zpravidla v délce 69[1] dní od předložení žádosti o platbu ze strany příjemce. V případě, že žádost nebude úplná nebo bezchybná, lhůta se přerušuje až do odstranění vytčených nedostatků.

[1] Lhůta platná od 1. 1. 2011, do této doby je platná stávající lhůta 75 kalendářních dnů.

Při podání Žádosti o platbu musí být již způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce. Tuto skutečnost musí příjemce doložit bankovním výpisem, v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem.

Pro administraci žádosti o platbu je dostačující také doložení elektronického výpisu z účtu. Příjemce musí doložit patřičnou stránku (stránky) obsahující údaje o konkrétních platbách vztahujících se k dané žádosti o platbu. Aby byla platba jednoznačně prokázána, je nutné, aby bylo možné identifikovat následující skutečnosti:

1. identifikace účtu příjemce, ze kterého se platí (jeho číslo, popř. název společnosti nebo fyzické osoby);
2. identifikace banky (tj. logo banky, nebo její název, včetně kódu banky);
3. datum úhrady;
4. variabilní symbol platby shodný s číslem dokladu (faktury). V případě platby na základě smlouvy (a podobné případy, kdy není vystavena faktura) je nutné jako variabilní symbol použít kód jednoznačně identifikující platbu (např. číslo smlouvy). Pokud to není možné, je nutné doložit potvrzení od dodavatele, že se jedná o platbu k dané smlouvě;
5. číslo účtu příjemce platby (popř. jeho název);
6. částka a měna úhrady;
7. v případě platby v jiné měně než uvedené na faktuře je nutné doložit i přesnou výši původní měny (např. faktura v korunách placena v eurech – je nutné doložit, kolik Kč tvoří platba v eurech) – tyto skutečnosti bývají standardně uvedeny na avízu o provedené platbě, tento doklad doporučujeme v těchto případech přiložit[1].

V případech, kdy výpis z účtu neobsahuje všechny povinné údaje uvedené výše, je nutné použít doplňující možnosti. Přípustné jsou následující varianty:

1. potvrzení od dodavatele (na hlavičkovém papíře dodavatele, pokud jím disponuje, potvrzené osobou oprávněnou jednat za dodavatele) obsahující identifikaci dodavatele (název dodavatele, adresu, IČO) a identifikaci uhrazené faktury (datum úhrady z bankovního výpisu/pokladního dokladu a částku včetně měny). Tento dokument nenahrazuje výpis z účtu, jde pouze o podpůrný prostředek. Výpis z účtu je nutné vždy i tak doložit;
2. potvrzení od banky;
3. bankovní avízo o provedené platbě.

[1] Pokud do úhrad vstupuje zahraniční měna, je nutné při dokládání úhrad a při výpočtu výše způsobilých výdajů věnovat zvýšenou pozornost. Problematická je skutečnost, že na výpisech z nekorunového účtu nebo při úhradě faktury znějící na cizí měnu jsou jen vzácně všechny požadované náležitosti a je třeba učit další zmíněné podpůrné prostředky – zpravidla bývá dostačujícím dokumentem avízo o provedené platbě.

Žádost o platbu předkládá příjemce vždy nejpozději 30 kalendářních dní po ukončení etapy/realizace projektu. Spolu s žádostí o platbu předkládá monitorovací zprávu s přílohami uvedenými v kapitole 5.3 Monitoring. Žádost o platbu příjemce získá prostřednictvím programu BENEFIT7, vyplní a doručí spolu s přílohami na místně příslušné OIP. Tyto přílohy – s výjimkou čestných prohlášení a Žádosti o platbu (oboje 1x v originále) – jsou předkládány 1x v kopii a zůstávají na příslušném pracovišti ORP. První Žádost o platbu může příjemce předložit až po podpisu Smlouvy (zde nemusí být dodržen 3 měsíční interval), následující pak vycházejí z podmínek stanovených pro etapu, tzn. nejméně 3 měsíční lhůta a zároveň minimálně požadováno 10 % způsobilých výdajů projektu. U projektů nad 10 milionů korun, vyjma projektů na nákup vozidel ve veřejné hromadné dopravě, předkládá příjemce první Žádost o platbu do 30 kalendářních dní od skončení první etapy projektu, tedy nejpozději do třinácti měsíců od podpisu Smlouvy. Nedodržení lhůty pro podání Žádosti o platbu bez podání žádosti o změnu může mít za následek nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě. Změna objemu plánované Žádosti o platbu o více než 15% bez podání žádosti o změnu, může mít za následek nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě, kterých se změna objemu týká.

V případech, kdy příjemce nepožaduje prostředky na projekt v průběhu realizace, vyplácejí se prostředky ze SF až po ukončení projektu. Údaje o způsobu platby jsou vždy součástí Smlouvy o poskytnutí dotace.

Sleva na pojistném na sociální zabezpečení[1]

Všichni příjemci dotace, kterým byla do dne 12. 11. 2009 proplacena žádost o platbu, v rámci které jim byly proplaceny výdaje na pojistné na sociálním zabezpečení, předloží současně s nejbližší Monitorovacím hlášením / zprávou (případně společně s Monitorovací zprávou o zajištění udržitelnosti projektu, pokud již ukončili realizaci projektu) čestné prohlášení, že neuplatnili a ani neuplatní u České správy sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“) slevu na pojistném k výdajům, které jim již byly uhrazeny z Regionálního operačního programu Jihovýchod. V případě, že příjemci již byly ze strany ROP JV výše uvedené výdaje proplaceny a nebude do tří měsíců od data 1. 12. 2009 předkládat na Úřad Regionální rady Monitorovací hlášení / zprávu (případně Monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti projektu), je příjemce povinen předložit nebo zaslat čestné prohlášení na Úřad Regionální rady do 3 měsíců od data 1. 12. 2009.

V situaci, kdy si výše uvedený příjemce již o slevu na ČSSZ požádal a tato sleva mu byla nebo bude vrácena, je povinen poměrnou část slevy na pojistném na sociálním zabezpečení odpovídající míře podpory projektu z proplacené dotace, která se vztahuje k výdajům, jež byly uplatněny jako sleva u ČSSZ, uhradit na účet Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod č. ú. 2843562/0800, a to do 3 měsíců od data 1. 12. 2009.

Příjemci, u kterých v den 1. 12. 2009 stále probíhá administrace žádosti o platbu, která obsahuje výdaje spojené s pojistným na sociální zabezpečení, jsou povinni na OIP doložit, případně zaslat čestné prohlášení o tom, že nepožadují proplacení slevy ze strany ČSSZ, a že si ani o tuto slevu v budoucnu nepožádají. Do doby doložení čestného prohlášení ze strany příjemce nemůže být administrace příslušné žádosti o platbu dokončena.

V situaci, kdy si příjemce, jehož žádost je v den 1. 12. 2009 v procesu administrace, požádal o uplatnění slevy, nebo hodlá požádat o uplatnění slevy na ČSSZ a současně je žádost o platbu v této době administrovaná na OIP a tato žádost obsahuje sociální pojištění jako způsobilý výdaj, je příjemce povinen nahlásit na OIP výši slevy, kterou uplatňuje u ČSSZ (a která se vztahuje k příslušné žádosti o platbu). O poměrnou část slevy na pojistném na sociálním zabezpečení odpovídající míře podpory projektu mu budou pracovníky OIP sníženy způsobilé výdaje projektu. Před vypořádáním této skutečnosti nemůže být administrace žádosti o platbu dokončena.

Ostatní příjemci, kteří budou teprve podávat žádost o platbu obsahující mzdové výdaje včetně výdajů na pojistné na sociální zabezpečení, jsou povinni jako součást žádosti o platbu doložit čestné prohlášení, že v rámci předložené žádosti o platbu nepožadují proplacení té částky, která se vztahuje ke slevě na pojistném, kterou si mohou příjemci uplatnit u ČSSZ, a že si ani o tuto slevu v budoucnu nepožádají v rámci dalších žádostí o platbu. Výdaje za pojistné na sociální zabezpečení budou ze strany příjemce v rámci předložené žádosti o platbu již o tuto částku sníženy.

Ve všech uvedených případech platí, že vrací-li příjemce výši dotace, která se vztahuje k uplatněné slevě u ČSSZ je povinen písemně na OIP oznámit jakou výši slevy vztahující se k původně způsobilým výdajům v podobě částky na sociální pojištění, si nárokoval u ČSSZ.

---

 

[1] Další informace k tomuto tématu naleznete v metodickém pokynu č. 13/2009 EX, který je zveřejněn na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-zadatele/metodicke-pokyny. Čestná prohlášení jsou zveřejněna na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-prijemce/dokumenty-ke-stazeni.