Do Smlouvy pro každý konkrétní projekt jsou vložena data obsažená v žádosti BENEFIT7 (zejména údaje o rozpočtu projektu, harmonogramu realizace, závazných indikátorech projektu atd.). Dodržení těchto údajů je pro příjemce závazné a jejich nesplnění bude znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů.

Během procesu schvalování projektu (cca 75 dní) může na straně žadatele dojít ke změnám projektu (např. v harmonogramu prací, k úpravám v rozpočtových položkách aj.). Doporučujeme co nejdříve informovat OIP o těchto změnách, aby mohly být zohledněny již při přípravě Smlouvy. Vyhnete se tím mnohem náročnějšímu procesu žádosti o změnu Smlouvy zpětně po jejím uzavření.

Některá ustanovení Smlouvy je potřeba – z jejich podstaty – dodržovat po celou dobu realizace projektu bez ohledu na to, zda již byla uzavřena Smlouva či nikoliv, např.:

1. Povinnost vést účetnictví odděleně pro projekt (viz kapitola 5.2 Finanční řízení projektu);
2. Dodržovat Pokyny pro zadávání zakázek pro projekty realizované v rámci ROP JV;
3. Respektovat požadavky na publicitu projektů spolufinancovaných z ROP JV (zviditelnění podílu EU na financování projektu). Přesný postup, jak dostát povinnosti informovat o spoluúčasti EU na financování projektu, udávají Pravidla pro publicitu zveřejněná na www.jihovychod.cz. Předepsané náležitosti musejí mít např. všechny propagační materiály zahrnuté do způsobilých výdajů projektu, proto je vhodné prostudovat Pravidla pro publicitu před realizací projektu, aby se žadatelé/příjemci dotace vyhnuli problémům např. s tím, že již natištěné dokumenty neobsahují povinnou informaci o spolufinancování projektu EU.
4. Všechny platby dodavatelům (způsobilé i nezpůsobilé výdaje projektu) musí být zachyceny na zvláštním účtu (s výjimkou plateb v hotovosti), i když bude projekt zahájen před podpisem Smlouvy (netýká se projektové dokumentace).

Některé povinnosti jsou závazné až po podpisu Smlouvy. Jedná se např. o:

1. povinnost předkládat zprávy z realizace projektu;
2. podání žádosti o platbu (žádost o platbu pochopitelně není možné podat dříve, než je platná Smlouva);
3. příjemce se ve Smlouvě zavazuje řídit se při realizaci projektu ROP JV, Prováděcím dokumentem ROP JV, Příručkou pro žadatele a příjemce ROP NUTS 2 Jihovýchod, Grafickým manuálem pro užívání loga ROP JV a Metodickými pokyny poskytovatele platnými k dané výzvě. V případě rozporu mezi těmito dokumenty a touto smlouvou platí ustanovení ve smlouvě. V případě vydání metodických pokynů vztahujících se k dané výzvě, je příjemce povinen se těmito pokyny řídit od data jejich zveřejnění, pokud o nich bude poskytovatelem písemně vyrozuměn.

Žadatel má lhůtu 70 kalendářních dnů od zasedání VRR na dodání povinných příloh nutných ke kompletaci Smlouvy. Do 10 kalendářních dnů po obdržení potřebných dokladů je Smlouva zkompletována a zaslána žadateli k podpisu (ne však dříve, než 21 kalendářních dnů po zasedání VRR). Žadateli je přidělena lhůta 10 kalendářních dnů na zpětné doručení podepsané Smlouvy na ORP (v případě pošty rozhoduje podací razítko).  Smlouva musí být podepsána ze strany žadatele nejpozději do 3 měsíců od zasedání VRR, který žádost schválil.

Po dodání všech příloh nutných ke kompletaci Smlouvy zašle ORP žadateli návrh Smlouvy, kterou žadatel vrátí podepsanou na ORP nejpozději do 3 měsíců od zasedání VRR. Podpis příjemce musí být úředně ověřený minimálně na jednom výtisku[1] (v případě, že žadatel nepodepisuje Smlouvu na ORP osobně, ale zasílá zpět podepsaný návrh Smlouvy na ORP poštou). 

[1] Úředně ověřený podpis uvedený na minimálně jednom výtisku je také požadován u případného dodatku ke Smlouvě.

Po kontrole Smlouvy a jejích příloh ze strany pracovníků ÚRR bude Smlouva postoupena k podpisu předsedovi VRR.

Po oboustranném podpisu Smlouvy zajistí ÚRR její distribuci. Smlouva se vyhotovuje ve čtyřech vyhotoveních, z nichž po jednom obdrží:

1. kancelář ředitele ÚRR;
2. finanční odbor ÚRR;
3. místně příslušná pobočka OIP;
4. příjemce.