Jako první budou hodnoceny formální náležitosti předložené žádosti, a to zpravidla nejpozději do 60 kalendářních dnů od ukončení výzvy v případě výzvy pravidelné (kolové). U projektů podaných v rámci kontinuální výzvy začne lhůta pro hodnocení formálních náležitostí běžet dnem registrace projektu na příslušné pobočce OIP. Při kontrole formálních náležitostí hodnotí pracovníci OIP, zda:

• dodaná tištěná žádost je shodná s existující žádostí uloženou v programu BENEFIT7 – podle kontrolního znaku (kódu) na tištěném štítku žádosti; zároveň je žádost ve stavu umožňujícím načtení do programu MONIT7+;
• žádost v tištěné podobě je podepsána statutárním zástupcem žadatele nebo jeho oprávněným zástupcem (musí být přiložen doklad potvrzující toto oprávnění);
• v tištěné podobě jsou dodány všechny povinné přílohy dle Příručky pro žadatele a příjemce, není-li ve výzvě stanoveno jinak;
• dodané žádosti a přílohy jsou ve 2 pare - originál/ověřená kopie a kopie; elektronicky (vloženy jako příloha do BENEFIT7 popř. 1x na CD ) jsou navíc dodány: stavební rozpočet v rozpočtovém programu/formátu umožňujícím datový výstup, studie proveditelnosti, podrobné rozpočty pro položky a podpoložky nestavebního charakteru; podrobné rozpočty pro jednotlivé položky a podpoložky musí být ve formátu .xls, fotodokumentace výchozího (stávajícího) stavu;
• žádost a povinné přílohy jsou vyhotoveny dle předepsaných metodik, jsou aktuální a nemají zcela zjevné vady nebo nejsou neúplné, např.:
  • jsou doložena a vypořádána všechna vlastnická nebo jiná práva k cizím nemovitostem a pozemkům, kde bude projekt realizován; práva k vlastním nemovitostem žadatel nedokládá;
  • rozpočet je podrobně členěn včetně uvedených jednotek pro jednotlivé položky, vždy je uvedena i agregovaná cena stavby za m3 obestavěného prostoru, m2, případně m2 vztažených k objektu nebo území, včetně výpočtu jednotek; rozpočet stavby je dodán v obecném rozpočtovém formátu jak v elektronické, tak tištěné podobě; jsou dodrženy všechny limity stanovené programem;
  • součástí projektové dokumentace je koordinační situace stavby, kde je předmět projektu zakreslen na podkladu katastrální mapy.

Příloha nezahrnující všechny náležitosti a nedostatečně vyplněná dle Příručky pro žadatele a příjemce a příloh těchto pokynů je považována za chybějící.

Postup při zjištění formálního nedostatku/závažné chyby.

Zjistí-li pracovníci OIP v projektu formální nedostatek, je dána žadateli lhůta sedmi kalendářních dnů na doplnění a odeslána výzva k doplnění na kontaktní emailovou adresu uvedenou v žádosti. Výzva k doplnění je zasílána po ukončení sběru žádostí. Tato lhůta začíná běžet okamžikem zaslání výzvy k doplnění. Nedoloží-li žadatel chybějící údaje ve stanovené lhůtě, je z dalšího procesu administrace vyřazen.

Formálním nedostatkem je například:

• nedodaná koordinační situace se zakreslením předmětu projektu na podkladu katastrální mapy (nebere se jako samostatná příloha, ale součást projektové dokumentace);
• neočíslování příloh;
• chybějící kopie přílohy.

Závažnou chybou, která může vést k vyřazení projektu z procesu administrace, je nesoulad příloh se žádostí nebo s pokyny uvedenými v Příručce pro žadatele a příjemce a jejích přílohách, například:

• chybějící příloha;
• nedostatečně podrobný nebo špatně vyplněný rozpočet;
• nedodržení limitu hlavních a doplňkových výdajů, nedodržení dalších limitů stanovených programem;
• nerozčlenění způsobilých a nezpůsobilých výdajů;
• nevyplněné, částečně vyplněné nebo chybně vyplněné programem předepsané přílohy.

V případě zjištění závažné chyby je žadateli dána lhůta 7 kalendářních dnů pro její nápravu. Pokud v této lhůtě nedojde k nápravě, je žádost pracovníkem OIP z dalšího procesu administrace vyřazena pro nesplnění formálních náležitostí projektu. Žadatel není vyzván v případě nedoložení studie proveditelnosti.Žadatelům, jejichž projekty byly v průběhu kontroly přijatých projektů vyřazeny, zasílají pracovníci OIP do deseti dnů od vzniku této skutečnosti oznámení o vyřazení projektu s odůvodněním.

DOPORUČENÍ Je vhodné vyhotovit seznam povinných příloh a při kompletaci žádosti přílohy odškrtávat. Rovněž je nutné seznámit se s požadovaným formálním obsahem jednotlivých příloh popsaným v předcházející kapitole.